Tietovarasto

Tietovaraston käyttäminen mahdollistaa uuden toiminnon tunnistautuneille loppukäyttäjille: vastauksen tallentamisen - mahdollista uudelleen käyttöä varten. Toiminto nopeuttaa ja helpottaa asiointia varsinkin usein toistuvilla lomakkeilla ja hakemuksilla, joilla kysytään paljon samoja tietoja.

Vastauksen tallentaminen voidaan ottaa käyttöön tunnistamista edellyttävillä lomakkeilla – kun loppukäyttäjä on tunnistettu, hänelle voidaan tarjota mahdollisuus käyttää aiemmin lähetettyä vastausta ja sen tietoja uuden lomakevastauksen pohjana.

Tietovarasto on hyödyllinen lisäpalvelu, joka takaa jouhevampaa asiointia loppukäyttäjille.

Asetukset ja ominaisuudet

Lomakkeen ominaisuudet:

• Aktivoidaan vastausten tallentaminen lomakekohtaisesti lomakkeen ominaisuuksissa (jotta tämän voi tehdä, tulee lomakkeella olla myös tunnistaminen aktivoituna).

• Määritellään tallennetaanko:

  • Kaikki yksittäisen lomakekäyttäjän lähettämät lomakevastaukset.

  • Vain viimeisin yksittäisen käyttäjän lomakevastaus.

• Määritellään saapuneiden vastausten säilytysaika (maksimiaika 3 vuotta (1095 päivää)).

Asetukset lomake-editorissa:

• Oletusarvoisesti koko lomakesisältö, liitteitä lukuunottamatta, tallennetaan.

• Editorissa voi kunkin kentän yleisissä asetuksissa kenttä-kohtaisesti määritellä, jos kyseistä tietoa ei haluta tietovarastoon tallentaa, voi koskea esim.:

  • Allekirjoituksen päivämääräkenttää ja muita päivämääräkenttiä.

  • Tietoja, jotka vuosittaisissa hakemuksissa joka tapauksessa tulee täyttää ajankohtaisin tiedoin.

Tietovaraston aktivoiminen lomakkeelle

Mikäli organisaatiolla on käytössään integraatio Tietovarastoon, voidaan tämä aktivoida lomakekohtaisesti lomakkeen ominaisuuksissa hallintanäkymässä, jotta tämän voi tehdä, tulee lomakkeella olla myös tunnistaminen aktivoituna.

Open

Tietovaraston aktivoiminen lomakkeelle.

Lomakkeen ominaisuuksissa voidaan määritellä säilytetäänkö kaikki yksittäisen lomakekäyttäjän lähettämät
lomakevastaukset vai vain viimeisin yksittäisen käyttäjän lomakevastaus. Lisäksi määritellään saapuneiden vastausten säilytysaika (maksimiaika 3 vuotta (1095 päivää)).

Tallennettavien tietojen määrittely lomakkeella

Oletuksena on kun tietovarasto laitetaan päälle, että kaikki lomakkeelle annetut vastaukset tallennetaan, pois lukien liitteet. Lomake-editorissa voi kuitenkin erikseen määritellä, mitä vastauksia ei haluta/halutaan tallentaa loppukäyttäjän puolesta.

Esimerkissä (alla kuva) on ilmoitus mittarilukemasta. Lomakkeelle halutaan tallentaa kaikki muut loppukäyttäjän antamat ns. pysyvät tiedot paitsi kysymys, johon kuukausittainen mittarilukema tulee ilmoittaa. Tallennus saadaan kytkettyä pois kyseisestä kysymyksestä: valitse kysymys editorissa, siirry ominaisuuksissa kohtaan Data ja poista valinta kohdasta “Tallenna vastaukset”.

Open

Tallennuksen saa pois päältä kysymyksen ominaisuuksista.

Prosessi: lomakevastauksen hyödyntäminen esitäytössä

Open

Prosessikaavio lomakevastauksen hyödyntämisestä.

Loppukäyttäjä

Ensimmäisen kerran kun ollaan täyttämässä lomaketta, johon Tietovarasto on asetettu aktiiviseksi, täytetään lomake normaalisti. Kun loppukäyttäjä valitsee Valmis/Lähetä, ponnahtaa esiin ikkuna, joka kertoo käyttäjälle mahdollisuudesta tallentaa vastaus myöhempää käyttöä varten. Valinta on aktiivinen oletuksena, mutta loppukäyttäjä voi halutessaan napauttaa valinnan pois, jolloin vastausta ei tallenneta. Mikäli loppukäyttäjä päättää tallentaa vastauksen, hyväksyy hän vastauksen tallentamisen ja antaa vastaukselle kuvaavan nimen. Tämä helpottaa loppukäyttäjää tunnistamaan edellisen vastauksensa seuraavalla kerralla.

Open

Loppukäyttäjä voi nimeta vastauksensa, jolloin se on helpompi tunnistaa tallennetuista vastauksista.

Seuraavalla kerralla, kun loppukäyttäjä on täyttämässä samaa lomaketta ja tunnistautuu Suomi.fi palvelun kautta, hänelle ponnahtaa esiin seuraavanlainen ikkuna:

Open

Loppukäyttäjä voi valita: aloita alusta tyhjällä lomakkeella tai poimi aiempi lomakevastaus pohjaksi

Loppukäyttäjällä on mahdollisuus valita tietty nimellä tallennettu lomakevastaus näkymästä, mikäli lomakkeen ominaisuuksissa on määritelty, että kaikki vastaukset tallennetaan ja siellä on enemmän kuin yksi vastaus tallennettuna. Jos ominaisuuksissa on määritelty, että vain viimeisin vastaus tallennetaan, voi loppukäyttäjä hyödyntää vain viimeisintä lähetettyä vastausta lomakkeesta.