Söka efter medlemmar
- Milla Pyyhtiä
I Membra kan man söka fram medlemmar med hjälp av olika funktioner, beroende på sökkriterierna och behoven:
Den enkla sökmetoden är den snabbaste och mest tillgängliga vägen att söka fram en medlem.
Avancerad sökvy används då en mera specifik grupp av medlemmar vill sökas fram.
Rapportgeneratorn är den mest flexibla sökmetoden för att hitta bl.a. medlemmar enligt specifika kriterier.
Enkla sökfältet
Detta sökfält är det snabbaste sättet att hitta medlemmar. Sökordsfältet finns genast tillgängligt då man öppnar Membra (i vyn Medlemmar). Det sökord som man skriver in i sökrutan används som bas.
Enkla sökvyn söker mot:
Förnamn
Efternamn
Medlemsnummer
Adress
Det enkla sökfältet för medlemmar
Avancerade sökvyn
Då man behöver söka efter icke-aktiva medlemmar eller vill ha fram en viss grupp av medlemmar, är Avancerad sökvy rätt ställe att utgå ifrån. Sökresultatet går att filtrera med hjälp av följande sökfält:
Efternamn
Förnamn
Ålder (från och till ålder)
Medlemsavgift
Anslutningsdatum (från och till datum)
Status
Den avancerad sökvyn för medlemmar
Exportera sökresultatet
I övre fliken finns en menygrupp som heter Sökresultat. I denna grupp hittar man knappen för exportering av sökresultatet till ett Exceldokument.
Följande fält kommer med i exportfilen:
Fullständigt namn
Gatuadress
Telefon
E-post
Medlemsavgift
Utskick till sökresultatet
I övre fliken hittar man gruppen Meddelande. Med knapparna E-post, SMS, Brev, och Granskning går det att kontakta alla medlemmar i sökresultatet.
Knappen Granskning skickar ett e-mail som innehåller en länk, var medlemmarna kan se deras information i Membra och på samma gång uppdatera gammal information. Denna information kommer automatiskt att också uppdateras i Membra.
Skicka e-post till medlemmarna
För att skicka e-posten fyller man i Rubrik och Meddelande och lägger till bilagor vid behov. Till höger syns hur många från sökresultatet som har och saknar e-postadress. Det går också att lägga till ytterligare mottagare (samtliga aktiva medlemmar med e-postadresser visas i listan).
Vill man inkludera en e-postadress som inte finns i Membra från tidigare går det bra att fylla i den i fältet "Övriga e-postadresser", gäller det flera så separerar man dem med semikolon, t.ex. en@epost.com; entill@epost.com. E-postutskicket kommer att hanteras som ett bakgrundsjobb och ett meddelande visas i Membra då jobbet är slutfört.
Varje mottagare får en kopia av meddelandet och ser inte vilka de övriga mottagarna är. Som avsändaradress används den e-postadress som har angetts i föreningens uppgifter för fältet "E-postavsändare". Då en medlem svarar på meddelandet kommer svaret som ett normalt mail till avsändaradressen.
Vill man istället kontakta medlemmarna i sökresultatet per SMS, använder man knappen SMS och fyller i sitt meddelande i fältet som rymmer 130 tecken.
Skicka SMS till medlemmarna
Kort om Rapportgeneratorn
Då det behövs göras mera invecklade eller komplexa sökningar än vad den enkla och avancerade sökvyn är gjorda för, är Rapportgeneratorn rätta stället för sökningen. Mera om rapportgeneratorn hittas från denna länk: Rapportgenerator.