Rapportgenerator
- Milla Pyyhtiä
I rapportgeneratorn går det att göra både enkla och krävande sökningar. Dessa sökningar går att spara till rapporter som lätt går att öppna vid senare tillfällen och köra sökningen på nytt. Vill man spara sökresultatet finns det många olika exportmöjligheter.
För att se exempel på olika sätt att använda rapportgeneratorn, se denna artikel: Rapportgeneratorn - exempel.
Rapportgeneratorn, medlemmar
En rapport går att exporteras till följande format:
Excel fil
PDF fil i stående format
PDF fil i liggande format
PDF fil med adressetiketter, layout 3x11
PDF fil med adressetiketter, layout 3x8
Dessutom kan man kontakta medlemmarna i rapporten genom e-post, SMS, eller post direkt från Membra.
För att skapa en ny rapport börjar man med att välja vad som skall sökas efter från fältet Rapportera, alternativen varierar lite efter konto, men grundalternativen är:
Medlemmar - Att rapportera information om medlemmar.
Båtar - För att rapportera information om båtregistret, båtar och deras ägare.
Kunder - För att rapportera information om kunder
Utmärkelser - För att rapportera information från Utmärkelser och de medlemmar som är lagts till dem
Sektioner - För att rapportera information baserad på sektioneroner och de medlemmar som är lagts till dem
Medlemsavgifter - För att rapportera information om medlemsavgifter som betalats under olika faktureringsperioder. Betalda/inte betalda medlemsavgifter
Medlemstaggar - För att rapportera information om de olika medlemstaggaroch de medlemmar som är lagts till dem.
Kundtaggar - För att rapportera information om olika kundtaggar och de kunder som är lagts till dem.
Båttaggar - För att rapportera information om olika båttaggar och tillhörande båtar eller medlemmar.
Hamnplatsinnehavare - För att rapportera information om hamnplatsinnehavare/mottagaren av hamnplatsfakturan
Hamnplatser - För att rapportera information om hamnplatser och tillhörande uppgifter.
Du kan sedan konfigurera olika filter för sökningen.
Filter
Genom filter kan man begränsa sökningen och få fram den information som man är ute efter. Alla rapportvyer har egna filteralternativ, t.ex. väljer man att rapportera Medlemmar så kommer filtren att bestå av fält som finns på medlemskortet.
Här ser man att första filtret begränsar sökningen så att endast aktiva medlemmar tas med. I rapportgeneratorn kan man lika bra söka på inaktiva, utskriva eller ansökta medlemmar.
Andra filtret begränsar sökresultatet ytterligare (observera och där i mellan), här väljer vi fram alla medlemmar som är sparade som män.
Tredje filtret väljer fram alla de medlemmar som är seniorer, d.v.s. hör till medlemsavgiften Senior.
Totalt kommer denna sökning att ge alla aktiva medlemmar, som har Man valt som kön och hör till medlemsavgiften vars namn innehåller senior.
Sökresultat
Resultatet visas då man klickar på Generera-knappen
Rapportgeneratorn, sökresultatet
Det går att själv definiera vilka kolumner som skall visas i resultatet, allt beroende på vad syftet med rapporten är. För att välja kolumner trycker man på tecknet med 3 punkter, höger om resultatlistan.
Då öppnas en dialogruta med kolumner att välja. Dessa kolumner är samma fält som man kan använda som filter.
Rapportgeneratorn, välj vilka kolumner som skall visas i sökresultatet
Resultatlistan varierar enligt vilka kolumner som väljs.
Ifall man vill skicka e-post till personerna i sökresultatet måste e-postadressen vara med som kolumn. På samma sätt måste mobilnumret vara med som kolumn ifall man vill skicka SMS till personerna i sökresultatet. Använd e-post-, SMS-, och brevknapparna i övre fliken menyn för att kontakta sökresultet.
Funktionen för adressetiketter kräver inte längre att adressuppgifterna visas i sökresultatets kolumner. Informationen för adressetiketterna hämtas automatiskt när man väljer att skapa adressetiketter av sökresultatet.
Sparade rapporter
En rapport som används ofta eller som är mer invecklad går utmärkt att spara för framtida bruk. Alla filter och kolumner samt deras ordning sparas som en rapport som man själv kan namnge. Det är endast strukturen som sparas, inte sökresultatet.
Till en rapport går det också att fylla i en beskrivning som kan hjälpa att komma ihåg syftet med rapporten.
Rapportgeneratorn, spara en rapport
För att öppna en tidigare sparad rapport välj Öppna från menyn uppe i övre fliken. Välj rapport från det fönster som öppnats sig och klicka på Öppna.
Rapportgeneratorn, öppna en sparad rapport
Privata och publika rapporter
Rapporter går att spara med olika rättigheter. Privata rapporter är endast tillgängliga för den användare som har skapat dem och kan inte läsas av någon annan i Membra. Publika rapporter är gemensamma rapporter som alla i er förening kommer åt att läsa och ändra på.