Betalningar som görs med referensnummer kallas referensbetalningar. Denna vyn hittas under Betalningar -> Referensbetalningar i menyn till vänster. Alla fakturor som skapas i Membra får automatiskt ett referensnummer.

Open

Inläsning av referensfiler underlättar avsevärt registrering av betalningar och är en av två metoder att registrera betalningar i Membra. För att en betalning skall gå att registrera i denna funktion måste det kontonummer som finns på betalningarna i referensfilen även finnas registrerat i Membra.

Alla betalningar som läses in sparas i Membra så att man kan återkomma till dem vid ett senare tillfälle. Dessa betalningar bokförs i Membra på redovisningskontot OBS (Observationskonto).

• Namn
  Fakturamottagaren i Membra ifall referensnumret stämmer

• Bet.ref (Betalningsreferens)
  Bankens referens (betalare, max 12 tecken)

• Bet.datum (Betalningsdatum)
  Datum betalningen gjordes

• Referens
  Referensnummer

• Faktura
  Ursprungligt belopp på fakturan

• Återstår
  Belopp som är obetalt i Membra

• Betalning
  Denna transaktions belopp

• Differens
  Eventuell differens mellan det som återstår och det som betalts, d.v.s. om allt som återstår är betalt eller inte.

• Antal påmin.
  Hur många påminnelser som är gjorda för fakturan

• Meddelande
  Ett meddelande med information om status på betalningen och eventuella fel på betalningen

Inläsning av referensfil

När en kund betalar en faktura med ett referensnummer kommer betalningen att sparas hos banken tills man hämtar den med en programvara avsett för detta. Bankerna har olika lösningar för detta, så prata med er bank om detta. I praktiken går det till så att man laddar ner en fil på maskinspråk från banken som lagras på ens egen dator. Denna fil kan man sedan läsa in i Membra och effektivt och enkelt registrera betalningarna. Läs gärna några tips i artikeln om Rutin för hämtning av referensfiler från banken.

Klicka på Välj fil och välj den fil som senast laddats ner från banken. Spara filer med importdagens datum, då vet du när du har importerat filerna. När du valt rätt fil klickar du på Import knappen i översta fältet.

Open

Membra läser nu in betalfilen och varje betalning motsvarar en rad i listan. Om referensfilen har mer än 50 betalningar kommer inläsningen att ske som ett bakgrundsjobb. Klicka på Ladda om listan när jobbet är klart för att se betalningarna i listan.

De betalningar som har ett motsvarande referensnummer i Membra och summan är lika stor som fakturans återstående summa, kommer automatiskt att få ett kryss i OK-rutan eftersom betalningen är korrekt. Referensbetalningar brukar till största del vara korrekta och med denna metod går det endast några sekunder åt att boka dem alla.

För att godkänna dessa korrekta betalningar väljer man Registrera-knappen uppe i övre fliken och bekräftar att betalningarna skall bokas.

De betalningar som inte får ett kryss i OK-rutan måste man hantera på annat sätt. Om man får ett felmeddelande kan man inte markera betalningen som en normal registrering. Den måste hanteras som en Avvikande betalning eller så behöver man radera betalningen. Man bör hantera alla avvikande betalningar med försiktighet. Extra hjälp finns i artikeln: Examples how to handle avvikande referensebetalningar.

• Detta är en av flera betalningar med samma referens
  Det finns två eller mer betalningar med samma referensnummer i listan. Kolla att inte samma fil har lästs in två gånger. Annars kan det vara en dubbelbetalning. För att boka en dubbelbetalning, välj först den ena betalraden, lägg kryss i OK-rutan och registrera. Nu kommer den andra att kunna hanteras så som en betalning mot en stängd faktura.

• Okänd referens
  Membra kan inte hitta en faktura som motsvarar referensnumret. Boka som manuell betalning eller ta bort raden ifall betalningen inte alls skall registreras i Membra. Läs mer om Manuella betalningar

• Okänt bankkonto
  Lägg till bankkontot under Inställningar -> Bankkonton (Bankkonton) eller ta bort raden ifall betalningen inte alls skall registreras i Membra.

• Fakturan krediterad
  Kan hanteras som Avvikande betalning och boka pengarna som gåva, innestående eller som återbetald. Ifall betalningen gällde någon annan fordran och ingen annan motsvarande öppen faktura finns så lönar det sig att skapa en. Boka sedan betalningen som manuell betalning och ta bort referensbetalningen.

• Fakturan betald
  Kan hanteras som Avvikande betalning och boka pengarna som gåva, innestående eller som återbetald. Ifall betalningen gällde någon annan fordran och ingen annan motsvarande öppen faktura finns så lönar det sig att skapa en. Boka sedan betalningen som manuell betalning och ta bort referensbetalningen.

• Denna betalning är inläst flera gånger
  Denna betalning med exakt detta referensnummer har redan importerats till Membra, kontrollera att du inte importerar dubbelt en gammal referens betalnings fil.

• Betalning registrerad
  Denna betalning är redan registrerad.

Open

Avvikande betalning

Om summan på en betalning inte är samma som det obetalda beloppet (fordran) på fakturan är det en avvikande betalning.

Dessa måste hanteras manuellt. Orsaken till det är att man måste instruera Membra hur det avvikande beloppet skall registreras. Det kan finnas flera orsaker till att beloppet avviker:

• betalaren har betalat fel belopp (medvetet eller i misstag)

• betalaren har betalat en viss del av fakturan

• en påminnelseavgift har betalats tillsammans med fakturabeloppet

• betalaren har betalat samma faktura två gånger

Om beloppet på betalningen är avvikande och avvikelsen är mindre än eller lika stor som betalningstoleransen, kommer den att registreras som en rabatt om beloppet är för litet och som en gåva om beloppet är för stort.

För att bestämma vad hur en avvikande betalning skall registreras dubbelklickar man på raden. En dialog kommer då att visas där man har möjlighet att ange detta.

Open

Registrera avvikande betalning som innestående

Om det avvikande beloppet är större än fakturans återstående summa (överbetalning) har man fyra alternativ:

• Registrera avvikelsen som en gåva
  Då kommer fakturan att markeras som betald och avvikelsen bokas på föreningens gåvokonto (bokföringskontot)

• Registrera avvikelsen som innestående
  Då kommer fakturan att markeras som betald och avvikande summan sparas som ett innestående belopp för medlemmen eller kunden. Detta innestående går sedan att använda som rabatt eller avdrag på nästa faktura.

• Registrera avvikelsen som återbetald
  Ifall avvikelsen har betalts tillbaka till medlemmen eller kunden markerar man här vilket datum man har gjort återbetalningen. Detta för att få redovisningen för bankkonto att stämma.

• Registrera avvikelsen på produkt
  Då kan du välja vilken produkt avvikelsen ska registreras på. I listan visas produkterna enligt produktnummer.

Open

Registrera avvikande betalning som rabatt

Om det avvikande beloppet är mindre än fakturans återstående summa (underbetalning) har man tre olika alternativ:

• Registrera avvikelsen som en rabatt
  Då kommer fakturan att markeras som betald och avvikelsen bokas på föreningens rabattkonto (bokföringskontot)

• Registrera avvikelsen som delbetalning
  Då kommer fakturan att förbli öppen med en delbetalning.

• Använd innestående
  Ifall medlemmen har ett innestånde saldo från tidigare kan man utnyttja det för att gottgöra för avvikelsen.

Ta bort en referensbetalning

Genom att välja referensbetalningen från listan och klicka på Ta bort raderas den raden eller de raderna från Membra. Det går att läsa in betalningarna igen ifall man har original filen kvar som man laddat från banken.

Tips! Ifall många rader skall tas bort samtidigt, gör så här:
Klicka en gång på första raden som skall väljas, håll sedan ner SHIFT-tangenten och klicka på den sista raden som skall väljas. Nu är även de rader som kommer i mellan blåmarkerade och då man väljer Ta bort kommer alla dessa rader att raderas.

Betalningstolerans

Betalningstolerans används för att tillåta en avvikelse vid kontrollen om betalningens summa stämmer med det belopp som är obetalt på den faktura.

Ett exempel på användning av betalningstolerans gäller påminnelseavgifter. En påminnelseavgift i Membra är enbart en rad som skrivs ut på en påminnelse. Den registreras ingen annanstans i Membra, d.v.s. läggs inte till medlemmens skuld. Bakgrunden till detta är att påminnelseavgifter sällan betalas och om de betalas kan man i praktiken se dem som en gåva.

Om man skickat påminnelser och lagt på en påminnelseavgift kommer vissa av betalningarna att inkludera påminnelseavgiften och vissa kommer inte att göra det.

För att få en mer automatisk hantering av betalningarna kan man då ange betalningstoleransen till samma belopp som påminnelseavgiften.
Då kommer betalningarna att föreslås för registrering oberoende om de innehåller en påminnelseavgift eller inte.

Relaterade artiklar: