Myyntitietojen tuonti
- Milla Pyyhtiä
Myyntitietojen tuonnin avulla voi helposti itse luoda myyntilistauksen ja tuoda sen sisällön Membraan, joka luo myynnit tämän perusteella automaattisesti. Esimerkiksi silloin, kun myynneissä tulee huomioida erityisiä alennuksia tai myyntien summat ovat riippuvaisia tietystä kaavasta, on helpompi syöttää myyntirivit Exceliin (tai vastaavaan) kuin syöttää yksittäisiä myyntitapahtumia Membran kautta. Myös silloin, kun tarvitaan monta samankaltaista myyntiä jäsenmaksulaskulle lisättäväksi, säästää myyntitietojen tuonti rutkasti aikaa yksittäisten myyntien tekemiseen verrattuna.
Valmistelut
Myyntitietoja tuodessa tarvitaan seuraavat viisi saraketta (alla mainitussa järjestyksessä esitettyinä) tallennettuna CSV (Comma Separated Values) tiedostoksi, jotta Membra osaa luoda myyntitapahtumat. Jokainen rivi vastaa yhtä myyntiriviä.
Jäsennumero (vastaanottaja)
Tuotenumero (tilitystä varten)
Myynnin teksti (mitä myyntirivillä tulee lukemaan)
Määrä (lukumäärä voi olla myös negatiivinen, mikäli kyseessä on alennusrivi)
Summa (summan tulee aina olla positiivinen luku)
Jäsennumerot löytyvät valmiiksi Membrasta, joten ne voidaan viedä Excel tiedostoon Raporttikoneen avulla. Näin voi myös määritellä millaiselle jäsenryhmälle myyntejä tehdään - oli se sitten tagin, jaoston tai tapahtuman perusteella muodostetulle ryhmälle.
Mikäli myynnin perustana ovat veneet, tarvitaan ainoastaan laskun vastaanottajan jäsennumero. Raporttikoneella saat suodatettua oikeat tulokset valitsemalla suodattimen: Laskun vastaanottaja = Kyllä.
Tuotenumerot löydät Membrasta valikon kohdasta Myynnit -> Tuotteet. Jos myynnille sopivaa tuotetta ei vielä löydy rekisteristä, tulee tuote luoda ennen myyntien tuontia Membraan. Myynnille tarvitaan aina tuote jotta tilitykset saadaan oikein.
Myynnin teksti on myynnin kuvaus, jonka saat vapaasti muotoilla. Tekstirivi kannattaa kuitenkin pitää lyhyenä, jotta se mahtuu mahdolliselle laskulle kokonaisuudessaan.
Tässä näet esimerkin Exceliin syötettynä. Tämän voi tallentaa CSV tiedostoksi ohjelman Tallenna toiminnolla.
Esimerkki tuontitiedostosta
Tiedoston tuominen Membraan
Tiedosto tuodaan valitsemalla valikosta Tuonti -> Myynnit jolloin seuraavalainen näkymä avautuu:
Tuo myyntitiedot
Napsauta Valitse tiedostoja painiketta valitaksesi CSV tiedoston koneeltasi. Määrittele myös myyntipäivä.
Tuotava tiedosto tarkastetaan tuonnin yhteydessä. Valittuasi tiedoston voit napauttaa Tarkasta tiedostojen sisältö, josta avautuu raportti tuomistasi tiedoista. Varmistettuasi, että Membra on lukenut oikein tiedoston, eikä virhe viestejä näy paina Hyväksy.
Tiedoston ollessa oikean muotoinen, saadaan tuotua ja kohdistettua kaikki myynnit oikeille jäsenille määritetylle päivälle. Tämä on hyödyllinen toiminto yhdistyksen halutessa laskuttaa jäsenmaksujen lisäksi muutakin kaikilta yhdistyksen jäseniltä. Avoimia myyntejä voidaan tällöin tuoda ja sisällyttää myöhemmin tehtävään laskutukseen.
Myynnit raportin avulla voidaan listata kaikki laskuttamattomat myynnit. Tätä kautta voidaan siis tarkistaa tuonnin jälkeen että kaikki on oikein. Tarkistuksen voi myös tehdä jäsenen tietojen kautta, hakemalla tietyn jäsenen Jäsenet näkymässä, valitsemalla jäsenrivin ja napsauttamalla Myynti painiketta. Tämä esittää myyntitapahtuman jonka maksutapana on lasku ja tilana Ei laskutettu.
Käytä tuotuja myyntejä laskujen luomiseen
Luodaksesi laskuja tulee sinun suunnata valikossa kohtaan Laskutus -> Laskut ja valita Luo. Täällä voit valita mitä kaikkia muita alueita haluat koostaa laskuille samanaikaisesti. Yleinen valinta on jäsenmaksut + myynnit + huomioi ennakkoa laskussa.
Valitse haluamasi “tuotteet” laskutettavaksi, sekä haluatko huomioida mahdolliset maksetut ennakot laskuilla.
Anna oikea laskupäivä, eräpäivä ja laskuteksti, ja napsauta Luo laskuja painiketta. Hae tämän jälkeen luomasi laskut esimerkiksi laskupäivän avulla lähettääksesi ne eteenpäin. Tutustu ihmeessä artikkeliin Laskujen lähettäminen, jossa käydään läpi vaihtoehdot laskujen lähettämiseksi vastaanottajille.