Käytön aloittaminen
- Milla Pyyhtiä
Asetukset ja käyttäjät
Hallintonäkymässä voit lisätä, muuttaa tai poistaa Membraan kirjautuvia käyttäjiä. Lisätietoja käyttäjistä ja käyttäjäasetuksista löydät artikkelista Käyttäjähallinta.
Aloitussivu
Avatessasi Membran ensimmäistä kertaa tulet aloitussivulle. Aloitussivulla näytetään mitkä kaikki askeleet ohjelman käytön aloittamiseksi ovat jo tehtynä, ja mitkä vielä tekemättä. Aloitussivu esitetään seuraavillakin sisäänkirjautumiskerroilla, aina siihen asti että poistat rastin ruudusta kohdassa "Näytä tämä sivu, kun kirjaudun sisään seuraavalla kerralla".
Aloitussivu (Ctrl ja + näyttö suurentuu)
Pankkitilit
Lisää yhdistyksen pankkitili napsauttamalla painiketta "Siirry asetuksiin" Pankkitilit-otsikon alla, tai mene vasemmanpuoleisesta valikosta kohtaan Asetukset - Pankkitilit. Napsauta Lisää painiketta ja täytä avautuvaan ikkunaan pankkitilin perustiedot. Tilitystiliksi voidaan antaa kirjanpitotili tai vaihtoehtoisesti teksti jolla tili yksilöidään kirjanpitoraporteilla. Mikäli tilityskoodi jätetään tyhjäksi, ei kaikkia kyseisen tilin tapahtumia tulla saamaan raportille, joten jokin yksilöivä koodi kannattaa syöttää tilin tunnistamiseksi.
Mikäli yhdistyksellä on useampia pankkitilejä, suositellaan että kaikki täytetään Membraan. Näin voidaan myös muille tileille saapuneet maksut rekisteröidä Membrassa ja kirjanpito helpottuu Membran raportoinnin avulla.
Laskuille tulostuva pankkitili/pankkitilit voidaan määritellä valinnalla "Tulosta laskulle".
Alv-koodit
Alv-koodeja ei tarvitse lisätä jos yhdistyksen myynnit ovat ainoastaan verottomia. Jos verollisia myyntejä tehdään, kyseiset alv-koodit lisätään Lisää toiminnon kautta. Löydät alv-koodit napsauttamalla aloitussivun painiketta "Siirry asetuksiin" Alv-koodit otsikon alla, tai mene vasemmanpuoleisessa valikossa kohdasta Asetukset - Alv-koodit.
Tilitystilit
Tilitystilejä käytetään tapahtumien erittelemiseksi, ja näitä käyttämällä voidaan saada tarkkoja tilitysraportteja. Tilitystilejä lisätäksesi napsauta aloitussivun painiketta "Siirry asetuksiin" Tilitystilit-otsikon alla, tai mene vasemmanpuoleisessa valikossa kohtaan Asetukset - Tilitys.
Yllä esimerkki tilitystilien nimeämisestä. Tilitystilit voi vaihtoehtoisesti nimetä suoraan kirjanpitotilien mukaan.
Tuotteet
Membrassa tuotteet ovat tilitysten perusta, sillä jokaisella tuotteella voi olla oma tilitystilinsä. Jokainen myynti tai lasku pohjautuu tuotteiden tilitystietoihin. Lisätäksesi tuotteita Membraan, napsauta painiketta "Siirry asetuksiin" Tuotteet-otsikon alla, tai mene vasemmanpuoleisessa valikossa kohtaan Myynti - Tuotteet, ja valitse Lisää.
Lisää tuote
Tuotenumeron tulee olla yksilöllinen, ja se voi muodostua sekä numeroista että kirjaimista, vältä kuitenkin välilyöntejä. Tyypin tulee olla muu kuin jäsenmaksu kaikkien muiden kuin jäsenmaksun osalta. Jäsenmaksuille tulee olla ainoastaan yksi tuote. "Käytä laskulla" rasti tulee olla valittuna kaikilla käytössä olevilla tuotteilla. Tilitystilin osia 1, 2 ja 3 voi vapaasti käyttää tilityksen määrittelemiseksi. Esimerkissä 2020 on kirjanpitotili ja 4012 kustannuspaikka.
Jäsenmaksut
Yhdistyksen kaikki eri jäsenmaksut tulee lisätä Membraan. Tämä tehdään napsauttamalla painiketta "Siirry asetuksiin" Pankkitilit-otsikon alla, tai menemällä vasemmanpuoleisesta valikosta kohtaan Asetukset - Jäsenmaksut. Lisää kaikki yhdistyksen käyttämät jäsenmaksut Lisää painikkeen avulla.
Lisää jäsenmaksu
Tuotteen on oltava tyyppiä Jäsenmaksu. Mikäli jäsenmaksuryhmä ei ole ikäsidonnainen, kuten esimerkiksi vakinainen jäsen tai kunniajäsen, jätä kentät Ikä ja Ikään perustuva maksu tyhjiksi.
Aina kun uusi jäsen lisätään Membraan, liitetään jäsen johonkin jäsenmaksuryhmään. Yhdistyksen toimintakauden vaihtuessa, tulee Membra automaattisesti huomioimaan ikäsidonnaisiin jäsenmaksuryhmiin kuuluvien jäsenten mahdolliset jäsenmaksun muutokset. Lisätietoja kauden vaihdosta, löydät artikkelista Kauden vaihto.
Mikäli haluat, että jäsenmaksuluokka näkyy laskulla, niin valitse valinta ruutu "Näytä jäsenmaksuluokka laskulla". Lisää asiata Jäsenmaksuluokan näyttäminen laskulla -artikkelissa.
Tuonti
Membraan voi tuoda olemassa olevia jäsentietoja. Asiakaspalvelumme hoitaa viennin puolestanne, mutta teidän tulee itse lähettää meille csv-tiedosto, josta haluamanne jäsentiedot löytyvät, oikein lajiteltuna.
Tiedoston voit ladata tästä. Jäsentietojen tuomiseksi, tulee jäsentiedoston olla tallennettu CSV muotoon. Esimerkiksi Excel tiedoston voi tallentaa csv muodossa. Lue lisää jäsentietojen tuonnista täältä.
Lisäksi Membraan voi tuoda myyntitietoja jäsenten taakse. Lisää tässä artikkelissa.
Yhdistyksen perustiedot
Mene vasemmanpuoleisessa valikossa kohtaan Asetukset -Yhdistystieto ja valitse Muuta tietoja yläpalkista.
Yhdistystietojen muokkaus (Ctrl ja + näyttö suurentuu)
Esimerkissä näet keksityn yhdistyksen tiedot. Täytä tähän sinun yhdistyksesi perustiedot.
Sähköposti tulee näkymään mm. laskutulosteilla ja raporteilla, Sähköpostin lähettäjä taas lähettäjäosoitteena Membran kautta lähetettävissä sähköposteissa.
Viitenro prefiksi kenttää voidaan käyttää mikäli halutaan kaikkien Membrassa luotavien laskujen viitenumeroiden alkavan tietyllä rungolla.
Varoitussumma on saldo jonka ylittäessääm jäsenen saldo esitetään punaisella fontilla. Saldo näytetään Jäsennäkymässä ruudun oikeasta reunasta löytyvissä infolaatikoissa.
Lisää artikkelissa: Yhditystiedot.
Lisätietoa Membran käyttöön otosta: