Dynasty asianhallinta
- Milla Pyyhtiä
- samuli
- Jenni Stén
Tämä on lisäpalvelu FormBoxissa, jos olette kiinnostuneet käyttöönotosta,
ottakaa yhteys asiakaspalveluumme support@formbox.fi.
Dynasty on Innofactor Oyj:n kehittämä asianhallintaratkaisu. Integraatio Dynastyn ja FormBoxin välillä tarjoaa mahdollisuuden lomakevastausten siirtoon suoraan Dynasty asianhallintaan esimerkiksi viranhaltijapäätöstä varten. Saapuva lomakevastaus voi avata uuden asian tai luoda uuden käsittelyvaiheen olemassaolevalle asialle. Lomakevastaus PDF-muodossa ja sen mahdolliset liitteet viedään uuden asian tai käsittelyvaiheen yhteyteen.
Artikkelissa on kuvattu asetukset ja ominaisuudet, jotka tulee ottaa huomioon, kun lomakkeen vastaukset halutaan siirtää Dynastyyn.
Lomakkeen ominaisuudet
Vastausten siirto Dynastyyn määritellään lomakekohtaisesti lomakkeen ominaisuuksissa, määrittämällä mihin asiaryhmään tai asiaan saapunut vastaus siirretään Dynasty-integraatiossa.
Tämä toteutetaan hyödyntämällä alla kuvattuja asetuksia:
Siirrä Dynastyyn | Lomakevastauksen siirto Dynasty-ympäristöön. Valinnat “Ei siirretä”, ”Luo uusi asia” tai ”Luo uusi käsittelyvaihe”. |
|---|---|
Asiakirjatyypin nimi | Dynasty asiakirjatyypin nimi, esim. “Tietopyyntö”. |
Käsittelyvaiheen nimi | Dynasty käsittelyvaiheen nimi, esim. “Vireilletulo”. |
Asiaryhmä | Asiaryhmän tunnus (esimerkiksi 12.01.00.13), näytetään ja vaaditaan silloin, kun kyseessä on uuden asian luominen |
Asian ID | Asian yksilöllinen ID-tunnus (esimerkiksi 302), löytyy kyseisen Dynasty asian URL-osoitteesta. Näytetään ja vaaditaan silloin, kun kyseessä on uuden käsittelyvaiheen luominen olemassaolevalle asialle. |
Sisältää henkilötietoja | Näytetään ja valittava silloin, kun kyseessä on uuden asian luominen. |
Kun lomakkeen ominaisuudet tallennetaan, näytetään muistutus tarvittavien asetusten lisäämiseksi myös editorin puolella:
Dynasty lähettäjä
Dynasty asiakirjan tyyppi mahdollisille liitetiedostoille
Lomake-editori
Lomake-editorissa määritellään liitekohtaiset asetukset, sekä mistä kentästä lähettäjän tiedot poimitaan Dynasty-integraatiossa käytettäväksi.
Lähettäjä:
Ominaisuus tekstikentälle ja toteamukselle
Löytyy työkalun ominaisuuksista Muu-välilehdeltä
Käytä valintaa ”Lähettäjä” (käytetään lähettäjän nimenä Dynasty-integraatiossa)
Lähettäjäksi tulee merkitä ainoastaan yksi työkalu/kysymys
Huomioithan, että lähettäjän nimi on pakollinen vastauksen siirrossa Dynastyyn – Merkitse työkalu aina pakolliseksi tai Metadataksi
Jos lähettäjän nimi esitetään lomakkeella kahtena erillisenä kenttänä, kuten Sukunimi ja Etunimi omina kenttinään Suomi.fi-tunnistamisesta palautuvina henkilötietoina, voidaan ne poimia ja välittää lähettäjätietona käyttämällä työkalu ”Toteamus”:
Lisää työkalu ”Toteamus” lomakkeelle
Merkitse työkalu valinnalla Dynasty ”Lähettäjä”
Määritä toteamus, esimerkiksi:
{sukunimi}+', '+{etunimi}Jossa ”sukunimi” ja ”etunimi” ovat kenttien yksilölliset id:t
Tämä toteamus välittää arvon ”Sukunimi, Etunimi” sen pohjalta, mitä kyseisiin kenttiin on lisätty/poimittu Suomi.fi-tunnistamisesta
Toteamuksen voi piilottaa loppukäyttäjän näkyvistä ”Metadata” ominaisuuden avulla (välilehdellä “Data”)
Huomioithan tässäkin, että lähettäjän nimi on pakollinen vastauksen siirrossa Dynastyyn – Merkitse aina pakollisiksi ne kentät, joista nimitiedot poimitaan (poislukien Suomi.fi henkilötieto-kentät, jotka automaattisesti esitäytetään tunnistamisen yhteydessä)
Liitteet:
Ominaisuus “Tiedoston lataus” työkalulle/komponentille
Löytyy työkalun ominaisuuksista Muu-välilehdeltä
Dynasty asiakirjan tyyppi (tulee olla käsittelyvaiheen tuettu asiakirjatyypin nimi, esimerkiksi “Liite, tietopyyntö”
Rajoita liitteiden määrä, tiedostokoko ja tuetut tiedostotyypit sen mukaan, mitä Dynasty tukee
Testaa uuden sähköisen lomakkeen vastausten siirto Dynastyyn aina ensi testiympäristössä, ennen vastaavien asetusten ja siirron lisäämistä tuotantoympäristössä.
Aiheeseen liittyvät artikkelit: