Signom integraatio ja allekirjoituspalvelu
- Milla Pyyhtiä
Tämä on lisäpalvelu FormBoxissa, jos olette kiinnostuneet käyttöönotosta,
ottakaa yhteys asiakaspalveluumme support@formbox.fi.
Signom on sähköinen allekirjoituspalvelu, joka mahdollistaa asiakirjojen allekirjoittamisen digitaalisesti. Tämä tarkoittaa sitä, että voit allekirjoittaa tärkeitä dokumentteja verkossa ilman tarvetta tulostaa, skannata tai lähettää paperisia kopioita. Integraatio Signom allekirjoituspalvelun ja FormBoxin välillä mahdollistaa lomakkeiden sekä lomakkeille lähetettyjen liitteiden vahvan sähköisen allekirjoitamisen yhden tai useamman henkilön välillä.
Allekirjoituksen aktivointi lomakkeelle
Allekirjoitus on lomakekohtainen ominaisuus, joka aktivoidaan lomakkeen ominaisuuksista (väliotsikon “Allekirjoitus” alta). Aktivoinnin lisäksi allekirjoituksen toiminta edellyttää sopimusmallin, sopimusnimen ja sopimuksen allekirjoituksen määräajan määrittämisen. Tämän lisäksi allekirjoituskomponentti tulee lisätä lomakkeelle lomake-editorissa, jotta allekirjoituksen osapuolet voidaan määrittää lomaketta täyttäessä.
Sopimusmalli | Allekirjoituspalveluun määritetty allekirjoitusprosessin malli. Malli määrittää esimerkiksi sen käytetäänkö allekirjoituspalvelussa vahvaa tunnistamista ja tukeeko se useamman ihmisen allekirjoituksia. Malleja voi olla useita riippuen organisaation tarpeista. Esimerkiksi eri tunnistusmenetelmille on omat prosessimallinsa. |
|---|---|
Sopimuksen nimi | Allekirjoituspalvelussa käytettävä nimi sopimukselle. Sopimuksen nimeä käytetään allekirjoituksen eri vaiheissa ilmoitusviesteissä sekä itse sopimuksessa. Mahdolliset lomakkeelle lähetetyt liitetiedostot käyttävät kuitenkin omaa nimeään allekirjoituspalvelussa, eli sopimusnimeä sovelletaan vain itse lomakkeessa. |
Sopimuksen allekirjoituksen määräaika (kpl päiviä) | Sopimuksen allekirjoituksen määräaika päivissä, jonka sisällä sopimus tulee allekirjoittaa. Määräaika katsotaan alkaneeksi lomakkeen lähettämisestä. Mikäli lomakkeen allekirjoitus hylätään tai sitä ei allekirjoiteta määräajassa, hylätään myös lähetetty lomakevastaus. Hylätty lomakevastaus, joka käyttää tunnistautumista tallennetaan luonnoksena lomakkeelle. |
Allekirjoituspalvelu ja lomakkeen allekirjoitus
Allekirjoituksen lisäämiseksi lomakkeen editorista löytyy allekirjoituskomponentti työkalujen Allekirjoitus-välilehden alta. Allekirjoituspalvelun toiminta edellyttää allekirjoituskomponentin lisäämistä lomakkeella, eikä tästä syystä allekirjoitusta hyödyntävää lomaketta ole mahdollista tallentaa ilman allekirjoituskomponenttia.
Allekirjoituskomponentin kautta lomakkeelle syötettyjä tietoja ovat yhden tai useamman allekirjoittajan nimi, sähköposti, osana allekirjoituspyyntöä lähetettävä viesti ja tieto siitä onko henkilö allekirjoittaja vai katsoja allekirjoitusprosessissa. Allekirjoituskomponentti seuraa muutoin tyyliltään ja perusominaisuuksiltaan samaa linjaa kuin muutkin komponentit.
Huolehdithan, että mikäli lomake sisältää liitekysymyksiä, tuetaan niissä vain niitä tiedostopäätteitä, jotka sopimusmallissa on määritelty tuettavaksi. Mikäli lomakkeella lähetetään allekirjoitettavaksi liitetiedostoja, jotka eivät ole tuettuna sopimusmallissa, päätyy Signom integraatio virheeseen eikä lomake saavu allekirjoituspalveluun allekirjoitettavaksi. On siis suositeltavaa, että liitekysymyksille määritetään sallitut tiedostopäätteet sen mukaan miten ne ovat sopimusmallissa määritelty.
Allekirjoituksen lisäämiseksi lomakkeen editorista löytyy allekirjoitustyökalu.
Allekirjoitusta hyödyntävää lomakevastausta lähetettäessä allekirjoituksen osapuolet saavat sähköposti-ilmoituksen ja linkin allekirjoituspalveluun, jonka kautta he voivat tarkastella sopimusta ja joko allekirjoittaa tai hylätä sen. Varsinainen lomakevastaus muodostuu kuitenkin vasta, kun se on kaikkien allekirjoittajien toimesta allekirjoitettu. Allekirjoituksen jälkeen vastaus seuraa tavallista vastausprosessia ja on normaalien lomakevastausten tavoin noudettavissa eri tiedostomuodoissa.
Mikäli sopimus hylätään allekirjoitusprosessin aikana ja lomake käyttää tunnistautumista, palautetaan hylätty lomakevastaus luonnoksena lomakkeelle. Tunnistautumista käyttämättömiä lomakevastauksia ei voida kuitenkaan tallentaa sopimuksen hylkäyksen ohessa luonnoksena lomakkeelle, sillä lomakkeiden luonnokset ovat sidottuna tunnistautumiseen. Sopimus katsotaan hylätyksi myös tilanteissa, joissa vain osa sopimuksen allekirjoittajista allekirjoittaa sopimuksen, eli sopimuksen hyväksyntä vaatii kaikkien allekirjoittajien allekirjoituksen, jotta se voidaan tulkita hyväksytyksi.
Allekirjoitusta hyödyntävää lomakevastausta lähetettäessä allekirjoituksen osapuolet saavat sähköposti-ilmoituksen ja linkin allekirjoituspalveluun, jonka kautta he voivat tarkastella sopimusta ja joko allekirjoittaa tai hylätä sen.
Aiheeseen liittyvät artikkelit: